Oluşturmak için çok zaman harcadığınız önemli belgeleri kaybetmek sinir bozucu, özellikle de belgeleri doğrudan bilgisayarda oluşturan ve el yazısı bir kopyanın avantajına sahip olmayan çoğu kullanıcı gibiyseniz.
Kelime işlemli belgelerinizi güvende tutmanın altı yolu.
Belgelerinizi Asla İşletim Sistemi Sürücünüzde Saklamayın
Çoğu kelime işlemci dosyalarınızı Belgelerim klasörüne kaydederken, burası onlar için en kötü yerdir. Bir virüs veya yazılım hatası olsun, bilgisayar sorunlarının çoğu işletim sistemini etkiler ve çoğu zaman tek çözüm sürücüyü yeniden biçimlendirmek ve işletim sistemini yeniden yüklemektir. Böyle bir durumda sürücüdeki her şey kaybolur.
Bilgisayarınıza ikinci bir sabit sürücü takmak, bu sorunu halletmenin nispeten düşük maliyetli bir yoludur. İşletim sistemi bozulursa ikinci bir dahili sabit sürücü etkilenmez ve yeni bir tane satın almanız gerekirse başka bir bilgisayara bile kurulabilir.
İkinci bir dahili sürücü takma konusunda şüpheniz varsa, harici bir sabit sürücü mükemmel bir seçenektir. Bir USB veya FireWire bağlantı noktasına takılarak herhangi bir zamanda herhangi bir bilgisayara harici bir sürücü takılabilir. Birçok harici sürücü ayrıca tek dokunuşla veya zamanlanmış yedeklemelerin ek avantajına da sahiptir; klasörleri ve zamanlamayı siz belirlersiniz, gerisini yazılım halleder.
Alt Satır
Dosyalarınızı işletim sisteminizden farklı bir yerde depolamak yeterli değildir; dosyalarınızın düzenli yedeklerini oluşturmanız gerekir. İkinci bir yedeğini alarak bir dosyayı geri alabilme şansınızı artırın. Veriler önemliyse, bir yedeği yanmaz bir kasada saklamayı düşünün.
E-posta Eklerine Dikkat Edin
Virüs içermediğinden emin olsanız bile, e-posta ekleri veri kaybetmenize neden olabilir. Örneğin, sürücünüzdekiyle aynı ada sahip bir belge alırsanız ve e-posta yazılımınız ekleri aynı konuma kaydedecek şekilde ayarlanmışsa, zaten orada olan dosyanın üzerine yazma riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Bu genellikle bir belge üzerinde işbirliği yaptığınızda ve iş arkadaşlarınız e-posta yoluyla güncellemeler gönderdiğinde olur.
E-posta programınızı, ekleri benzersiz bir konuma kaydedecek şekilde ayarlayın veya bunun dışında, bir e-posta ekini sabit sürücünüze kaydetmeden önce iki kez düşünün.
Kullanıcı Hatasına Dikkat
Sürüm oluşturma özellikleri ve izlenen değişiklikler gibi kelime işlemcinizde bulunan güvenlik önlemlerinden yararlanın. Kullanıcıların veri kaybetmesinin yaygın bir yolu, bir belgeyi düzenlerken ve yanlışlıkla bölümleri silerken olur. Belge kaydedildikten sonra, değişiklikleri sizin için saklayan özellikleri etkinleştirmediyseniz, değiştirilen veya silinen kısımlar kaybolur.
Gelişmiş özelliklerle uğraşmak istemiyorsanız, dosyayı farklı bir adla kaydetmek için çalışmaya başlamadan önce F12 tuşunu kullanın. Diğer yöntemler kadar organize değil ama kullanışlı bir yöntem.
Buluta Git
Dosyaları ve yedeklerini bulutta depolamak giderek yaygınlaşıyor. Bulut depolama, cömert alan tahsisleri, kullanım kolaylığı, nerede olursanız olun ve hangi cihazı kullanırsanız kullanın erişim ve güvenilirlik gibi birçok avantaj sunar.
Bulut depolama hizmetleri sunucularını yedekler, böylece bu şekilde depolanan dosyalar için çift katmanlı koruma sağlanır. Bu nedenlerden dolayı, bulut depolama çoğu insan için giderek daha iyi bir seçenek haline geliyor.
Birkaç genel kullanıma yönelik ücretsiz seçenek vardır:
- Google Drive, her Google hesabıyla 15 GB sunar.
- Mac kullanıcıları, her Apple cihazında yerleşik olarak bulunan iCloud ile 5 GB alır.
- Microsoft, Microsoft 365 ve Xbox hesaplarıyla birlikte gelen OneDrive ile 5 GB alan sağlar.
Daha fazla depolama odasına ihtiyacınız varsa, yukarıdaki hizmetler diğer bulut depolama şirketlerinin yaptığı gibi ücretli seçenekler sunar.
Belgelerinizin Basılı Kopyalarını Saklayın
Belgenizi yeniden yazıp biçimlendirmenizi engellemez, ancak önemli bir belgenin basılı bir kopyasını saklamak en azından dosyanın içeriğine sahip olmanızı sağlar ve bu hiç olmamasından iyidir.
