Önemli Bilgiler
- Çalışanlar genellikle toplantılarda birden fazla görev üstlenirler ve toplantı uzadıkça bunun olasılığı artar.
- Ancak çoklu görevlerin tümü kötü değildir ve "olumlu çoklu görev" üretkenliği artırabilir.
- Uzaktan çalışma platformları, çalışanları toplantıyla ilgili görevlere yönlendiren yeni özellikler ekleyebilir.
Uzaktan çalışıyorsanız, geçen hafta bir toplantı sırasında çoklu görev yapmış olma ihtimaliniz yüksek ve pek yalnız değilsiniz.
Microsoft tarafından yayınlanan yeni bir makale, soruna sayılar getiriyor. Kısa, küçük toplantılarda çoklu görev nadir görülürken, bir saatten fazla süren toplantılarda neredeyse evrensel seviyelere yükseldi. Ancak, tüm bunlar kötü haber değil: Microsoft Teams'in kullanımına odaklanan makale, çalışanların odaklarını iyileştirebilecekleri çeşitli yollar öneriyor.
Microsoft'ta ortak araştırmacı ve araştırma yöneticisi Dr. Mary Czerwinski, e-postayla "FocusAssist for Windows zaten gönderildi ve burada çok yardımcı olabilir," dedi. "Cortana aracılığıyla Odaklanma Süresini planlamak Outlook'ta kullanılabilen başka bir seçenektir."
Uzaktan Çalışan Ne Yapabilir?
Bir toplantıda çoklu görev yapmak genellikle kaba veya verimsiz olarak görülüyor ve makale bunun bazen doğru olduğunu buldu. Ancak, araştırmacılar daha karmaşık bir noktayı savunuyorlar. Tüm çoklu görevler olumsuz değildir ve uzak çalışanları olumlu sonuçlara doğru yönlendirmek için araçlar kullanılabilir.
Katılımcılar, anonim bir günlükte pozitif çoklu görevlerin faydalarını detaylandırdı. Biri, "Benim için pek yararlı olmayan toplantılar beni daha az hayal kırıklığına uğrattı" dedi.
Diğerleri, gerektiğinde yakın ilgi göstermeyi, daha sonra gerekmediğinde başka bir yere odaklanmayı takdir ettiklerini söyledi. Katılımcılar, çoklu görevlerin ilgili dosyalar veya e-posta alışverişleri gibi bir toplantıyla alakalı bilgileri bulmalarına yardımcı olduğunu söyledi.
… inilti uyandıran 80 dakikalık bir maratonun, çoklu görevleri teşvik etme olasılığı altı kattan fazladır.
Dr. Czerwinski, Microsoft Teams veya Windows kullanan uzaktan çalışanların bir toplantıyla ilgili olmayan dikkat dağıtıcıları ortadan kaldırmak ve belirli görevlere odaklanmak için zaman ayırmak için Focus Assist ve Focus Time'a dönebileceğini söyledi. Makale, bir toplantı sırasında çalışanların dikkatine yönelik dış talepleri bir kenara iten her türlü aracı destekliyor.
Uzaktan çalışma platformlarındaki yeni, daha iyi özellikler, pozitif çoklu görevi teşvik etmek için daha da ileri gidebilir. Belge, e-postaları veya dosyaları başka bir pencere veya program yerine bir toplantının arayüzünde açmak gibi, çalışanların bir toplantıyla ilgili şekillerde çoklu görev yapmasına yardımcı olmak için toplantıya özel bir "odak modu" önermektedir. Bu, diğer programlarda bulunan dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırırken pozitif çoklu görevi teşvik edecektir.
Araştırmacılar ayrıca, toplantının yalnızca belirli bölümleri uygunsa, çalışanların toplantılardan erken ayrılmasına veya toplantının ortasında katılmasına olanak tanıyan iyileştirilmiş gündem araçları da önermektedir. Bu, her dikkat süresinin baş düşmanıyla savaşabilir: uzun, sıkıcı toplantılar.
Uzaktan Çalışanlar Uzun Toplantılarda Dışarı Çıkıyor
Çoklu görev, tüm toplantılar bir araya getirildiğinde özellikle yaygın değildi: toplantıların yaklaşık %30'u e-posta ile çoklu görev yapmayı içeriyordu ve kabaca %24'ü dosya çoklu görevini gördü.
Ama bu süre ile değişti. Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, 20 dakikadan kısa toplantılar birkaç çoklu görev örneği gösterdi, ancak bir toplantı ilacı olarak şok edici bir hızla arttı.
20 ila 40 dakikalık bir toplantı, katılımcıları başka işler için çabalamaya sevk etme olasılığının neredeyse iki katıydı ve inilti uyandıran 80 dakikalık bir maratonun, çalışanların dikkatinin dağıldığını görme olasılığı altı kattan fazlaydı.
Toplantı boyutu -katılan kişi sayısı gibi- da çok önemliydi. Bire bir toplantılar, en az çoklu görevi teşvik etti ve üçüncü bir kişi sonucu neredeyse hiç değiştirmedi. Ancak bir video görüşmesinde daha fazla yüz göründüğünden, diğer görevlere dalmak olası hale geldi. 10 veya daha fazla kişiyle yapılan bir toplantıda çoklu görev yapma olasılığı iki kat fazlaydı.
Bir katılımcı, ilişkilendirilebilir bir motivasyonu detaylandırdı. Katılımcı, "Belediye salonları gibi büyük toplantılarda, ilgimi çeken bir şey söylendiğinde durup gerçekten dinleme eğilimindeyim" dedi. "Zamanın geri kalanında işe hiç odaklanmıyor gibiyim."
Veriler daha zayıf ama daha şaşırtıcı bir sonuç daha içeriyordu: planlanmış toplantılar kötü haber. Planlanmış bir toplantının, geçici bir toplantıya göre çoklu görev yapmayı teşvik etme olasılığı yaklaşık bir buçuk kat daha fazlaydı. Planlanmış toplantılar arasında, yinelenen toplantılar dikkatin dağılması için en verimli zemindi.
"Uzaktan toplantıların nasıl planlandığı ve yapılandırıldığı, insanların dikkatlerini ne zaman ve ne ölçüde ayırdıklarıyla önemli ölçüde ilişkilidir" diye sonuçlanıyor makale. Bu nedenle, bir saatlik toplantı davetinde gönder'e basmadan önce, iş arkadaşlarınıza gelen kutularını temizlemeleri için zaman vermek istemiyorsanız yeniden düşünün.
