Çevrimiçi iletişim yöntemlerinin yaygınlaşmasına rağmen, 2019'da her gün gönderilen yaklaşık 300 milyar e-posta ile e-posta en popüler olmaya devam ediyor. E-posta konusunda yeni veya onlarca yıldır kullanıyor olsanız da, emin olun' e-posta görgü kuralları kurallarını yeniden takip edin.
Göndermeden Önce Mesajınızı İnceleyin
Alıcılarınızın adreslerini girdikten sonra uygun bir konu satırı oluşturun, mesajınızı yazın ve birkaç destekleyici belge ekleyin, geri dönün ve her şeyi doğru yaptığınızdan emin olun:
- Mesajı inceleyin. Bir şey belirsiz mi? Herhangi bir dilbilgisi hatası veya yazım hatası var mı? Söylemek istediğin her şeyi söyledin mi?
- Kaynaklarınızı kontrol edin. Bir dış kaynağa bağlantı, anlamınızı açıklığa kavuşturur mu? Bir bağlantı, alıcınızın bir web sitesini hızlı bir şekilde bulmasına yardımcı olur mu?
- Alıcı adlarına bakın. Mesajı görmesi gereken önemli bir kişiyi unuttunuz mu? Mesajı görmemesi gereken birini mi ekledin?
- Adresinize bakın. Birden fazla mesajınız varsa mesajın amacına en uygun olanından gönderdiğinizden emin olun.
- Mesaj önceliğini belirleyin. Mesajın önemli olarak etiketlenmesi gerekiyor mu?
- Destekleyici belgeler ekleyin. Ekleri unuttun mu?
Her Zaman Tümünü Yanıtlama
Grup e-postalarına ne zaman ve ne zaman Tümünü Yanıtlamayacağınızı bilmelisiniz. Orijinal e-postadaki (yanıt verdiğiniz kişi) herkesin ne söyleyeceğinizi bilmesi gerekiyorsa, Tümünü Yanıtla'yı kullanın.
Örneğin, A kişisi size ve B kişisine patronunuzun şirketteki 10. yıl dönümünü nasıl kutlayacağınız konusunda fikir üretmeniz için e-posta gönderir. Yanıtınız hem A kişisi hem de B kişisi için alakalı, bu nedenle her ikisini de yanıtlamak için Tümünü Yanıtla'yı kullanın.
Birisi size ve diğer 20 arkadaşınıza e-posta yoluyla bir parti daveti gönderirse, yanıtınız diğer posta alıcılarıyla alakalı değildir, bu nedenle yalnızca asıl gönderene bir yanıt göndermek için Yanıtla'yı kullanın.
Etkili Konu Satırları Yaz
İyi bir e-posta konusu yazmanın anahtarı, mesajınızın özünü kısaca yansıttığından emin olmaktır. İşte birkaç örnek:
- Satış Toplantısı 3:00 Olarak Değiştirildi
- Cadılar Bayramı Partisi Davetiyesi
- Web Sitesi Metin Revizyonları
- Bu Haftanın En İyi 20 Video Seçimi
- Yeni Üyeliğinizin Detayları
- Randevunuzu Onaylama
- Bağış Toplama Etkinliği Gönüllüleri Talebi
Konu satırlarını daha etkili hale getirmek için alıcıların yapmasını istediğiniz eylemi ekleyin, örneğin:
- Cadılar Bayramı Partisi Davetiyesi - 11 Mayıs'a kadar LCV yanıtları
- Web Sitesi Metin Revizyonları - Salıya Kadar Onay Gerekiyor
Alt Satır
Başka birinden gelen bir e-posta mesajını ilettiğinizde, yeni alıcıya bunu neden yaptığınızı ve ondan nasıl faydalanmasını beklediğinizi açıklayın. Örneğin, Jay adlı bir müşterinizin size bir soru gönderdiğini ve yanıtı bilmediğinizi varsayalım. Mesajı meslektaşınız Sara'ya iletin, "Sara, Jay mobil cihazından portalımıza giriş sürecini öğrenmek istiyor. Ayrıntılar için aşağıya bakın. Yardım edebilir misiniz?"
Neden CC Yaptığınızı Açıklayın
Bir e-posta iletisinde birisini cc'lerseniz, birincil alıcıya bunu yaptığınızı ve nedenini açıklayın. Örneğin, Diyelim ki Jenna kitap kulübünüze katılmak istiyor ve siz ona bu konuda bilgi gönderiyorsunuz. Kitap kulübü lideri Ann'e cc yazardınız ve Jenna'ya şöyle yazardınız, "Liderimiz Ann'i cc'liyorum, böylece sana ne gönderdiğimi görebilir ve atlamış olabileceğim her şeyi doldurabilir." Bu işlemi kullandığınızda, Ann ayrıca mesajın bir kopyasını neden aldığını da biliyor.
Alt Satır
E-posta mesajları, postada veya spam filtresinde kaybolabilir. Nezaket olarak, özellikle önemli iletilerde (ekleri olan veya son tarihlerle ilgili olanlar gibi), göndericiye e-postalarının alındığını bildirmek için kısa bir not yazın. Örneğin, patronunuz üzerinde çalışmanız için size yeni bir proje gönderirse, "Anladım, yarın başlayacağım" şeklinde yanıt verin.
Kıs altmaları Az Kullanın
Herkes her kıs altmayı bilmez, bu yüzden mümkün olduğunca az ve yalnızca alıcının ne anlama geldiğini bildiğinden emin olduğunuzda kullanın. İş e-posta yazışmalarında yaygın olarak kullanılan birkaç kıs altma vardır. İşte birkaçı:
- ASAP: En Kısa Zamanda
- BTW: Bu arada
- EOD: Günün Sonu
- EOM: Mesajın Sonu (genellikle konu satırında takip edilecek bir e-posta gövdesi olmadığını belirtmek için kullanılır)
- EOW: Hafta Sonu
- FYI: Bilgileriniz İçin
- IMO: Bence
- OOO: Ofis Dışında
- E/H: Evet veya Hayır
Alt Satır
E-postada yüz ifadeleri ve ses tonu bağlamını anlamadığınız için, özellikle iyi tanımadığınız alıcılar söz konusu olduğunda, alaycılık veya mizah ifade etmek için iyi bir araç değildir. En azından bir alıcıyı daha iyi tanıyana kadar mesajınızı basit ve anlaşılır bir şekilde ifade edin. Kendinize gerçekten yardım edemiyorsanız, şaka yaptığınızı göstermek için gülen veya gülen bir ifade ekleyin.
Uygun Bir Bitiş Seçin
Bazen bir e-posta mesajını nasıl sonlandıracağınızı bilmek zordur. İşte duruma göre birkaç öneri:
- Teşekkürler veya Çok Teşekkürler: Bir iyilik istiyorsanız.
- Love veya Hugs: Alıcı bir arkadaş veya aile üyesiyse.
- Şerefe veya En iyi: Alıcı sıradan bir tanıdıksa.
- Saygılarımızla: Mesajınız resmiyse.
- Saygılarımla veya Saygılarımla: Resmi bir iş tarzını sürdürmek istiyorsanız.
