Excel, SQL Server ve Microsoft Access gibi ilişkisel veritabanı programlarının veri yönetimi özelliklerine sahip değildir. Ancak yapabileceği şey, veri yönetimi gereksinimlerini karşılayan basit bir veritabanı işlevi görmektir.
Excel'de veriler, bir çalışma sayfasındaki satırlar ve sütunlar kullanılarak düzenlenir. Tablo özelliği, verileri girmeyi, düzenlemeyi ve işlemeyi kolaylaştırır.
Bu talimatlar 2019, 2016, 2013, 2010 Excel sürümleri ve Microsoft 365 için Excel için geçerlidir.
Veritabanı Terimleri: Kayıtlar ve Alanlar
Veritabanı, bir veya daha fazla bilgisayar dosyasında depolanan ilgili bilgiler topluluğudur. Genellikle veriler kolayca güncellenebilecek, sıralanabilecek, düzeltilebilecek ve filtrelenebilecek şekilde tablolar halinde düzenlenir.
Excel gibi basit bir veritabanı, bir konu hakkındaki tüm bilgileri tek bir tabloda tutar. İlişkisel veritabanları ise, her biri farklı ancak ilgili konular hakkında bilgi içeren birçok tablodan oluşur.
Kayıtlar
Veritabanı terminolojisinde, bir record, veritabanındaki belirli bir nesneyle ilgili tüm bilgileri veya verileri tutar. Excel'de, çalışma sayfasındaki her hücre bir bilgi veya değer öğesi içerir.
Alanlar
Telefon numarası veya sokak numarası gibi bir veritabanı kaydındaki her bilgi öğesi, alan olarak adlandırılır. Excel'de, her hücre bir nesne hakkında tek bir bilgi parçası içerebileceğinden, çalışma sayfasının tek tek hücreleri alan görevi görür.
Alan Adları
Belirli bilgileri bulmak için verileri sıralayabilmeniz veya filtreleyebilmeniz için bir veritabanı düzenlemek çok önemlidir. Alan adları olarak bilinen sütun başlıkları eklemek, her kayıt için aynı sırada veri girmeyi kolaylaştırır.
Örnek Veritabanı
Yukarıdaki resimde, her öğrencinin tabloda kendisi hakkında mevcut tüm bilgileri içeren ayrı bir satırı vardır.
Bir satırdaki her hücre, bir parça bilgi içeren bir alandır. Başlık satırındaki alan adları, ad veya yaş gibi belirli bir konudaki tüm verileri tüm öğrenciler için aynı sütunda tutarak verilerin düzenli kalmasını sağlamaya yardımcı olur.
Excel'in Veri Yönetim Araçları
Ayrıca Microsoft, Excel tablolarında depolanan çok miktarda veriyle çalışmayı kolaylaştırmak ve bu verilerin iyi durumda tutulmasına yardımcı olmak için çeşitli veri araçlarına sahiptir.
Kayıtlar İçin Bir Form Kullanma
Bu araçlardan biri veri formudur. 32 adede kadar alan veya sütun içeren tablolarda kayıtları bulmak, düzenlemek, girmek veya silmek için kullanabilirsiniz.
Varsayılan form, kullanıcıların kayıtları doğru girdiğinden emin olmak için tabloda düzenlendikleri sırayla alan adlarının bir listesini içerir. Her alan adının yanında, tek tek veri alanlarını girmek veya düzenlemek için bir metin kutusu bulunur.
Özel formlar oluşturmak mümkün olsa da, genellikle gerekli olan tek şey varsayılan formu oluşturmak ve kullanmaktır.
Yinelenen Veri Kayıtlarını Kaldır
Tüm veritabanlarının ortak sorunu veri hatalarıdır. Basit yazım hatalarına veya eksik veri alanlarına ek olarak, bir veri tablosunun boyutu büyüdükçe yinelenen veri kayıtları endişe kaynağı olabilir.
Tam veya kısmi yinelenenler olmak üzere, bu yinelenen kayıtları kaldırmak için Excel'in veri araçlarından bir diğeri kullanılabilir.
Excel'de Verileri Sıralama
Sıralama, bir tabloyu soyadına göre alfabetik olarak veya en eskiden en küçüğe kronolojik olarak sıralamak gibi belirli bir özelliğe göre verileri yeniden düzenlemek anlamına gelir.
Excel'in sıralama seçenekleri, bir veya daha fazla alana göre sıralamayı, tarih veya saat gibi özel sıralamayı ve bir tablodaki alanları yeniden sıralamayı mümkün kılan satırlara göre sıralamayı içerir.
