Büyük miktarda veriye sahip olduğunuzda, çalışma kitabınızda doğru şekilde sıralanmamışsa bu çok zor olabilir. Daha üretken olmak ve e-tablolarınızı yönetmeyi kolaylaştırmak için Excel'deki verileri sıralamanın farklı yöntemlerini öğrenin.
Bu makaledeki talimatlar Excel 2019, 2016, 2013, 2010 için geçerlidir; Microsoft 365 için Excel, Excel Online ve Mac için Excel.
Sıralanacak Verileri Seç
Veriler sıralanmadan önce, Excel'in sıralanacak tam aralığı bilmesi gerekir. Veriler şu koşulları karşıladığı sürece Excel, ilgili verilerin alanlarını seçecektir:
- İlgili veri alanında boş satır veya sütun yok.
- Boş satırlar ve sütunlar ilgili veri alanları arasındadır.
Excel, veri alanının alan adlarına sahip olup olmadığını belirler ve sıralanacak satırı kayıtlardan hariç tutar. Excel'in sıralanacak aralığı seçmesine izin vermek, özellikle kontrol edilmesi zor olan büyük miktarda veri söz konusu olduğunda riskli olabilir.
Doğru verilerin seçildiğinden emin olmak için, sıralamaya başlamadan önce aralığı vurgulayın. Aynı aralık tekrar tekrar sıralanacaksa, en iyi yaklaşım ona bir Ad vermektir.
Excel'de Sıralama Anahtarı ve Sıralama Düzeni
Sıralama, bir sıralama anahtarının ve bir sıralama düzeninin kullanılmasını gerektirir. Sıralama anahtarı, sıralamak istediğiniz sütun veya sütunlardaki verilerdir ve sütun başlığı veya alan adıyla tanımlanır. Aşağıdaki resimde olası sıralama anahtarları Öğrenci Kimliği, Ad, Yaş, Program ve Başlanan Ay'dır.
Verileri Hızla Sırala
Hızlı bir sıralama yapmak için, sıralama anahtarını içeren sütunda tek bir hücre seçin. Ardından verilerin nasıl sıralanmasını istediğinizi seçin. İşte nasıl:
- Sıralama anahtarını içeren sütunda bir hücre seçin.
- Seç Ev.
- Sıralama seçeneklerinin açılır menüsünü açmak için Sırala ve Filtrele öğesini seçin.
- Verileri nasıl sıralamak istediğinizi seçin. Artan veya azalan düzenden birini seçin.
Sırala ve Filtrele kullanırken, açılır listedeki sıralama düzeni seçenekleri, seçilen aralıktaki veri türüne göre değişir. Metin verileri için, seçenekler A'dan Z'ye Sırala ve Z'den A'ya Sırala'dır. Sayısal veriler için, seçenekler En Küçükten En Büyüğe Sırala ve En Büyükten En Küçüğe Sırala'dır.
Excel'de Birden Çok Veri Sütununu Sıralama
Tek bir veri sütununa dayalı hızlı bir sıralama gerçekleştirmenin yanı sıra, Excel'in özel sıralama özelliği, birden çok sıralama anahtarı tanımlayarak birden çok sütun üzerinde sıralama yapmanıza olanak tanır. Çok sütunlu sıralamalarda, sıralama anahtarları, Sırala iletişim kutusundaki sütun başlıkları seçilerek tanımlanır.
Hızlı sıralamada olduğu gibi, sıralama anahtarları, sıralama anahtarını içeren tabloda sütun başlıkları veya alan adları tanımlanarak tanımlanır.
Birden Çok Sütunda Sıralama Örneği
Aşağıdaki örnekte, A2 ila E12 aralığındaki veriler iki veri sütununda sıralanmıştır. Veriler önce ada, ardından yaşa göre sıralanır.
Birden çok veri sütununu sıralamak için:
- Sıralanacak hücre aralığını vurgulayın. Bu örnekte, A2 ila E12 arasındaki hücreler seçilir.
- Seç Ev.
- Açılır listeyi açmak için Sırala ve Filtrele öğesini seçin.
- Sırala iletişim kutusunu açmak için Özel Sıralama öğesini seçin.
- Verilerimin üstbilgileri var . öğesinin yanına bir onay koyun
- Sütun başlığı altında, Sırala aşağı okunu seçin ve önce verileri sıralamak için açılır listeden Ad öğesini seçin Ad sütununa göre.
- Sırala başlığı altında, ayarı Hücre Değerleri olarak bırakın. Sıralama, tablodaki gerçek verilere dayanmaktadır.
- Sıralama başlığı altında, aşağı oku seçin ve Ad verilerini azalan düzende sıralamak için Z'den A'a seçim yapın.
- İkinci bir sıralama seçeneği eklemek için Seviye Ekle öğesini seçin.
- Sütun başlığı altında, Sonra aşağı okla öğesini seçin ve yinelenen adlara sahip kayıtları Yaş sütununa göre sıralamak için Yaş öğesini seçin.
- Sıralama başlığı altında, Yaş verilerini azalan düzende sıralamak için açılır listeden En Büyükten En Küçüğe öğesini seçin.
- İletişim kutusunu kapatmak ve verileri sıralamak için OK öğesini seçin.
Aşağıdaki örnekte gösterilen ikinci bir sıralama anahtarı tanımlamanın bir sonucu olarak, Ad alanı için aynı değerlere sahip iki kayıt, Yaş alanı kullanılarak azalan düzende sıralanır. Bu, öğrenci Wilson J., yaş 21, Wilson P. için rekordan önce olmak, yaş 19.
İlk Satır: Sütun Başlıkları veya Veriler
Yukarıdaki örnekte sıralama için seçilen veri aralığı, ilk veri satırının üzerindeki sütun başlıklarını içeriyordu. Bu satır, sonraki satırlardaki verilerden farklı verileri içerir. Excel, ilk satırın sütun başlıklarını içerdiğini belirledi ve Sırala iletişim kutusundaki kullanılabilir seçenekleri bunları içerecek şekilde ayarladı.
Excel, bir satırın sütun başlıkları içerip içermediğini belirlemek için biçimlendirme kullanır. Yukarıdaki örnekte, sütun başlıkları, diğer satırlardaki verilerden farklı bir yazı tipidir.
İlk satır başlık içermiyorsa, Excel, Sırala iletişim kutusunun Sütun seçeneğindeki seçenekler olarak sütun harfini (Sütun D veya Sütun E gibi) kullanır.
Excel, ilk satırın bir başlık satırı olup olmadığını belirlemek için bu farkı kullanır. Excel bir hata yaparsa, Sırala iletişim kutusunda, bu otomatik seçimi geçersiz kılan Verilerimin üstbilgileri var onay kutusu bulunur.
Excel'de Verileri Tarihe veya Saate Göre Sıralama
Metin verilerini alfabetik olarak veya sayıları büyükten küçüğe sıralamaya ek olarak, Excel'in sıralama seçenekleri tarih değerlerini sıralamayı içerir. Tarihler için mevcut sıralama düzenleri şunları içerir:
- Artan düzen: Eskiden en yeniye.
- Azalan sıra: En yeniden en eskiye.
Hızlı Sıralama ve Sıralama İletişim Kutusu
Yukarıdaki örnekte Ödünç Alma Tarihi gibi sayı verisi olarak biçimlendirilen tarihler ve saatler, tek bir sütunda sıralamak için hızlı sıralama yöntemini kullanın. Birden çok tarih veya saat sütununu içeren sıralamalar için, Sırala iletişim kutusunu, birden çok sayı veya metin verisi sütununu sıralamakla aynı şekilde kullanın.
Tarihe Göre Sırala Örnek
Tarihe göre artan düzende en eskiden en yeniye hızlı sıralama yapmak için:
- Sıralanacak hücre aralığını vurgulayın. Yukarıdaki örneği takip etmek için G2 ile K7 arasındaki hücreleri vurgulayın.
- Seç Ev.
- Açılır listeyi açmak için Sırala ve Filtrele öğesini seçin.
- Sırala iletişim kutusunu açmak için Özel Sıralama öğesini seçin.
- Sütun başlığı altında, Sırala aşağı okunu seçin ve verileri ilk olarak ödünç alınan tarihe göre sıralamak için Ödünç alınan öğesini seçin.
- Sırala başlığı altında, Hücre Değerleri öğesini seçin. Sıralama, tablodaki gerçek verilere dayanmaktadır.
- Sıralama Düzeni başlığı altında, açılır listeden Eskiden En Yeniye öğesini seçin.
- İletişim kutusunu kapatmak ve verileri sıralamak için iletişim kutusunda OK öğesini seçin.
Tarihe göre sıralama sonuçları beklendiği gibi olmazsa, sıralama anahtarını içeren sütundaki veriler, sayılar yerine metin verileri olarak depolanan tarihleri veya saatleri içerebilir (tarihler ve saatler yalnızca biçimlendirilmiş sayı verileridir)).
Karma Veriler ve Hızlı Sıralamalar
Hızlı sıralama yöntemini kullanırken, metin ve sayı verilerini içeren kayıtlar birlikte karıştırılırsa, Excel, metin verileri içeren kayıtları sıralanan listenin en altına yerleştirerek sayı ve metin verilerini ayrı ayrı sıralar.
Excel, sıralama sonuçlarına sütun başlıklarını da ekleyerek, bunları veri tablosunun alan adları yerine yalnızca başka bir metin verisi satırı olarak yorumlayabilir.
Olası Sıralama Uyarısı
Sırala iletişim kutusu kullanılırsa, bir sütundaki sıralamalar için bile Excel, metin olarak depolanan verilerle karşılaştığı konusunda sizi uyaran bir mesaj görüntüleyebilir ve size şu seçeneği sunar:
- Sayıya benzeyen her şeyi sayı olarak sıralayın.
- Metin olarak saklanan sayıları ve sayıları ayrı ayrı sıralayın.
İlk seçeneği belirlerseniz, Excel metin verilerini sıralama sonuçlarının doğru konumuna yerleştirmeye çalışır. İkinci seçeneği seçin ve Excel, metin verilerini içeren kayıtları, hızlı sıralamada olduğu gibi sıralama sonuçlarının en altına yerleştirir.
Verileri Excel'de Haftanın Günlerine veya Aylara Göre Sıralama
Ayrıca Excel'in doldurma tutamacını kullanarak bir çalışma sayfasına gün veya ay eklemek için kullandığı yerleşik özel listeyi kullanarak verileri haftanın günlerine veya yılın aylarına göre sıralayabilirsiniz. Bu listeler, alfabetik sıra yerine kronolojik olarak günlere veya aylara göre sıralamaya izin verir.
Diğer sıralama seçeneklerinde olduğu gibi, özel bir listeye göre sıralama değerleri artan (Pazar-Cumartesi veya Ocak-Aralık) veya azalan düzende (Cumartesi-Pazar veya Aralık-Ocak) görüntülenebilir.
Yukarıdaki resimde, A2 ila E12 aralığındaki veri örneğini yılın aylarına göre sıralamak için aşağıdaki adımlar izlendi:
- Sıralanacak hücre aralığını vurgulayın.
- Seç Ev.
- Açılır listeyi açmak için Sırala ve Filtrele öğesini seçin.
- Sırala iletişim kutusunu açmak için Özel Sıralama öğesini seçin.
- Sütun başlığı altında, verileri yılın aylarına göre sıralamak için açılır listeden Ay Başlangıcı öğesini seçin.
- Sırala başlığı altında, Hücre Değerleri öğesini seçin. Sıralama, tablodaki gerçek verilere dayanmaktadır.
- Sipariş başlığı altında, açılır menüyü açmak için varsayılan A'dan Z'ye seçeneğinin yanındaki aşağı oku seçin.
- Seç Özel Liste ile Özel Listeler iletişim kutusunu açın.
- İletişim kutusunun sol tarafındaki pencerede Ocak, Şubat, Mart, Nisan'ı seçin.
- Seçimi onaylamak ve Sırala iletişim kutusuna geri dönmek için OK öğesini seçin.
- Seçilen liste (Ocak, Şubat, Mart, Nisan) Sıralama başlığı altında görüntülenir.
- İletişim kutusunu kapatmak ve verileri yılın aylarına göre sıralamak için OK öğesini seçin.
Varsayılan olarak, özel listeler, Özel Listeler iletişim kutusunda yalnızca artan sırada görüntülenir. İstenen listeyi seçtikten sonra, Sırala iletişim kutusundaki Sıra başlığı altında görüntülenecek şekilde özel bir liste kullanarak verileri azalan düzende sıralamak için:
- Açılır menüyü açmak için Ocak, Şubat, Mart, Nisan gibi görüntülenen listenin yanındaki aşağı oku seçin.
- Menüde, azalan sırada görüntülenen özel liste seçeneğini seçin, örneğin Aralık, Kasım, Ekim, Eylül.
- Özel listeyi kullanarak verileri azalan düzende sıralamak için OK tıklayın.
Excel'de Sütunları Yeniden Sıralamak için Satırlara Göre Sıralama
Önceki sıralama seçeneklerinde gösterildiği gibi, veriler normalde sütun başlıkları veya alan adları kullanılarak sıralanır. Sonuç, tüm satırların veya veri kayıtlarının yeniden sıralanmasıdır. Excel'de daha az bilinen ve bu nedenle daha az kullanılan bir sıralama seçeneği, bir çalışma sayfasındaki sütunların sırasını soldan sağa yeniden düzenleme etkisine sahip olan satıra göre sıralamadır.
Satıra göre sıralamanın bir nedeni, farklı veri tabloları arasındaki sütun sırasını eşleştirmektir. Sütunların soldan sağa aynı sırada olması, kayıtları karşılaştırmak veya tablolar arasında veri kopyalayıp taşımak daha kolaydır.
Sütun Sırasını Özelleştirin
Ancak, değerler için artan ve azalan sıralama düzeni seçeneklerinin sınırlamaları nedeniyle sütunları doğru sırada almak çok nadiren basit bir görevdir. Genellikle, özel bir sıralama düzeni kullanmak gerekir ve Excel, hücreye veya yazı tipi rengine veya koşullu biçimlendirme simgelerine göre sıralama seçenekleri içerir.
Excel'e sütunların sırasını söylemenin en kolay yolu, sütunların soldan sağa sırasını gösteren sayıları içeren veri tablosunun üstüne veya altına bir satır eklemektir. Satırlara göre sıralama, sütunları sayıları içeren satıra göre en küçükten en büyüğe sıralamak gibi basit bir mesele haline gelir.
Sıralama yapıldıktan sonra, eklenen sayı satırı kolayca silinebilir.
Satırlara Göre Sırala Örnek
Excel sıralama seçeneklerinde bu seri için kullanılan veri örneğinde, Öğrenci Kimliği sütunu her zaman önce solda, ardından Ad ve ardından Yaş gelir.
Bu örnekte, yukarıdaki resimde gösterildiği gibi, sütunları yeniden sıralamak üzere çalışma sayfasını hazırlamak için sütunlara sayılar eklenmiştir, böylece Program sütunu ilk önce solda olacak ve ardından Ay Başlangıcı, Adı, Yaş, ve Öğrenci Kimliği.
Sütun sırasını şu şekilde değiştirebilirsiniz:
- Alan adlarını içeren satırın üstüne boş bir satır ekleyin.
- Bu yeni satıra, A sütunundan başlayarak soldan sağa şu sayıları girin: 5, 3, 4, 1, 2.
- Sıralanacak aralığı vurgulayın. Bu örnekte, A2'den E13'e kadar vurgulayın.
- Seç Ev.
- Açılır listeyi açmak için Sırala ve Filtrele öğesini seçin.
- Sırala iletişim kutusunu açmak için Özel Sıralama öğesini seçin.
- Sıralama Seçenekleri iletişim kutusunu açmak için Options öğesini seçin.
- Yönlendirme bölümünde, çalışma sayfasındaki sütunların sırasını soldan sağa sıralamak için Soldan sağa sırala öğesini seçin.
- Sıralama Seçenekleri iletişim kutusunu kapatmak için OK öğesini seçin.
- Yönlendirmedeki değişiklikle, Sırala iletişim kutusundaki Sütun başlığı Satır. olarak değişir.
- Aşağı okla Sırala'yı seçin ve Satır 2'yi seçin. Bu, özel sayıları içeren satırdır.
- Sırala başlığı altında, Hücre Değerleri öğesini seçin.
- Sıra başlığı altında, 2. satırdaki sayıları artan düzende sıralamak için açılır listeden En Küçükten En Büyüğe öğesini seçin.
- İletişim kutusunu kapatmak ve sütunları 2. satırdaki sayılara göre soldan sağa sıralamak için OK öğesini seçin.
- Sütunların sırası Program ile başlar ve ardından Ay Başlangıcı, Ad, Yaş ve Öğrenci Kimliği gelir.
Sütunları Yeniden Sıralamak için Excel'in Özel Sıralama Seçeneklerini Kullanın
Excel'deki Sırala iletişim kutusunda özel sıralamalar mevcut olsa da, bir çalışma sayfasındaki sütunları yeniden sıralamak söz konusu olduğunda bu seçeneklerin kullanımı kolay değildir. Sırala iletişim kutusunda bulunan özel bir sıralama düzeni oluşturma seçenekleri, verileri hücre rengine, yazı tipi rengine ve simgeye göre sıralamak içindir.
Her sütuna farklı yazı tipi veya hücre renkleri gibi benzersiz biçimlendirme zaten uygulanmadıysa, her sütunun yeniden sıralanması için bu biçimlendirmenin aynı satırdaki tek tek hücrelere eklenmesi gerekir.
Örneğin, sütunları yeniden sıralamak için yazı tipi rengini kullanmak için:
- Her alan adını seçin ve her biri için yazı tipi rengini değiştirin. Örneğin, Programı kırmızı, Ay Başlangıcını yeşil, Adı mavi, Yaşı turuncu ve Öğrenci Kimliğini mor olarak değiştirin.
- Sırala iletişim kutusunda, Sırala'yı seçin ve Satır 2'yi seçin.
- Sırala başlığı altında Font Color. öğesini seçin
- Sipariş başlığı altında, istenen sütun sırasına uyması için alan adlarının renklerinin sırasını manuel olarak ayarlayın.
- Sıralamadan sonra, her alan adı için yazı tipi rengini sıfırlayın.
