Bilinmesi Gerekenler
- Önce, verileri tek bir Excel sayfasında düzenleyin.
- Sonraki, Word'de Mailings > Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat > türünü seçin. Mailings > Alıcıları Seç > Mevcut Listeyi Kullan > Sayfayı açın.
- Son olarak, Mailings > Birleştirme Alanı Ekle seçeneğine giderek Word'deki alanları birleştirin. Bir alan seçin ve Ekle'ye basın.
Bu makalede, bir Word belgesindeki metni elektronik tablo gibi bir veri kaynağı belgesiyle birleştirmek için Microsoft Word ve Excel'deki adres mektup birleştirme özelliğinin nasıl kullanılacağı açıklanmaktadır. Bu makaledeki talimatlar Microsoft 365 için Word, Word 2019, Word 2016, Word 2013 ve Word 2010 için geçerlidir.
Adres Mektup Birleştirme için Verileri Hazırlayın
Word adres mektup birleştirme özelliği, Excel'den alınan verilerle sorunsuz bir şekilde çalışır. Word'de bir veri kaynağı oluşturabilirsiniz, ancak bu verileri kullanma seçenekleri sınırlıdır. Bir elektronik tabloda posta listesi verileriniz varsa, bilgileri Word'ün veri kaynağına yeniden yazmanız gerekmez.
Herhangi bir Excel çalışma sayfasını herhangi bir özel hazırlık yapmadan Word adres mektup birleştirme işlevinde kullanabilirsiniz. Ancak, adres mektup birleştirme işlemindeki hataları önlemek için, elektronik tablodaki verileri düzenlemek iyi bir fikirdir.
E-tabloda yapacağınız tüm değişikliklerin adres mektup birleştirmeye başlamadan önce tamamlandığından emin olun. Birleştirme başladıktan sonra, herhangi bir değişiklik yapmak adres mektup birleştirmede hatalara neden olabilir.
E-tablo Verilerini Düzenleyin
Excel posta listesi verilerinizi satırlar ve sütunlar halinde düzenleyin. Her satırı tek bir kayıt ve her sütunu belgenize ekleyeceğiniz bir alan olarak düşünün.
- Tüm Verileri Tek Bir Sayfaya Koy: Adres mektup birleştirme için kullanmayı düşündüğünüz posta listesi verileri tek bir sayfada olmalıdır. Birden çok sayfaya yayılmışsa, sayfaları birleştirin veya birden çok adres mektup birleştirme gerçekleştirin. Ayrıca, görüntülemeden kullanmak istediğinizi seçmeniz gerektiğinden, sayfaların net bir şekilde adlandırıldığından emin olun.
- Bir Başlık Satırı Oluştur: Adres mektup birleştirme için kullanmayı düşündüğünüz sayfa için bir başlık satırı oluşturun. Başlık satırı, altındaki hücrelerdeki verileri tanımlayan etiketleri içeren bir satırdır. Excel'in veriler ve etiketler arasında ayrım yapmasını kolaylaştırmak için, başlık satırına özgü kalın metin, hücre kenarlıkları ve hücre gölgeleme kullanın. Ayrıca, seçtiğiniz başlıkların birleştirme alan adlarıyla eşleştiğinden emin olun; bu, hataların oluşma olasılığını da az altır.
- Sayısal Verileri Doğru Biçimlendir: Sokak numaraları ve posta kodları gibi şeylerin, adres mektup birleştirme tamamlandıktan sonra görünmeleri gereken şekilde düzgün biçimde biçimlendirildiğinden emin olun. Sayıların yanlış biçimlendirilmesi birleştirmede hatalara neden olabilir.
Adres Mektup Birleştirme Alıcı Listesi Nasıl Belirlenir
Posta listenizi içeren hazırlanmış Excel çalışma sayfanızı Word belgenizle şu şekilde ilişkilendirebilirsiniz:
-
Word'de adres mektup birleştirme şablonunuz olarak kullanacağınız belgeyi açın. Bu, yeni bir belge veya mevcut bir belge olabilir. Mailings > Posta Birleştirmeyi Başlat öğesini seçin.
Image -
Çalıştırmak istediğiniz birleştirme türünü seçin. Seçenekleriniz
- Harfler
- E-posta mesajları
- Zarflar
- Harfler
- Dizin
İsterseniz, adres mektup birleştirmenizi oluşturmak için Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı'nı da kullanabilirsiniz. Bu örnekte, manuel olarak adres mektup birleştirme oluşturma adımlarını inceleyeceğiz.
-
Ardından, Mailings sekmesine gidin ve Alıcıları Seç > Mevcut Listeyi Kullan öğesini seçin.
Image -
Ad-mektup birleştirme için hazırladığınız Excel dosyasına gidin ve dosyayı seçin, ardından Open öğesini seçin.
-
Word isterse, Sheet1$ > OK öğesini seçin.
Excel'inizde sütun başlıkları varsa, İlk veri satırı sütun başlıklarını içerir onay kutusunu seçin.
Adres Mektup Birleştirme Belgesini Oluşturun veya Düzenleyin
Excel elektronik tablonuz Word'de oluşturduğunuz adres mektup birleştirme belgesine bağlıyken, Word belgenizi düzenlemenin zamanı geldi.
Şu anda Excel'deki veri kaynağınızda değişiklik yapamazsınız. Verilerde değişiklik yapmak için veri kaynağını Excel'de açmadan önce belgeyi Word'de kapatın.
Belgenize Birleştirme Alanları Ekleyin
Word'de, elektronik tablodan belgeye bilgi çekmek için Mailings > Birleştirme Alanı Ekle öğesini seçin. Eklemek istediğiniz alanı seçin (ad, soyadı, şehir, eyalet veya diğer), ardından Ekle öğesini seçin.
Adres Mektup Birleştirme Belgelerini Görüntüle
Word, bir belgeye birleştirme alanları eklerken veri kaynağından biçimlendirmeyi taşımaz. İtalik, kalın veya altı çizili gibi biçimlendirme uygulamak istiyorsanız bunu Word'de yapın.
Belgeyi alanlar içeren görüntülerken, biçimlendirmeyi uygulamak istediğiniz alanın her iki yanındaki çift okları seçin. Belgedeki birleştirilmiş verileri görüntülerken, değiştirmek istediğiniz metni vurgulayın.
Tüm biçimlendirme değişiklikleri, yalnızca değiştirdiğiniz birleştirme belgesinde değil, birleştirilmiş tüm belgelerde taşınır.
Birleştirilmiş Belgeleri Önizleyin
Birleştirilmiş belgeleri önizlemek için Mailings > Ön İzleme Sonuçları'na gidin. Bu düğme bir geçiş anahtarı gibi çalışır, bu nedenle içerdikleri verileri değil yalnızca alanları görüntülemeye geri dönmek istiyorsanız tekrar basın.
Postalar sekmesindeki düğmeleri kullanarak birleştirilmiş belgeler arasında gezinin. Bunlar soldan sağa: İlk Kayıt, Önceki Kayıt, Kayıta Git,Sonraki Kayıt ve Son Kayıt.
Belgeleri birleştirmeden önce, her şeyin doğru bir şekilde birleştirildiğini doğrulamak için hepsini veya olabildiğince çoğunu önizleyin. Birleştirilen verilerin etrafındaki noktalama işaretlerine ve boşluklara özellikle dikkat edin.
Adres Mektup Birleştirme Belgesini Sonlandırın
Belgeleri birleştirmeye hazır olduğunuzda iki seçeneğiniz vardır:
- Belgeleri Yazdır: Belgeleri yazıcıyla birleştirin. Bu seçeneği seçerseniz, belgeler herhangi bir değişiklik yapılmadan yazıcıya gönderilir. Bunu yapmak için Mailings> Finish & Merge > Belgeleri Yazdır. öğesini seçin.
- Bireysel Belgeleri Düzenle: Belgelerin bazılarını veya tamamını kişiselleştirmeniz gerekiyorsa (bir alternatif, kişiselleştirilmiş notlar için veri kaynağına bir not alanı eklemektir) veya başka bir değişiklikleri yazdırmadan önce, her bir belgeyi ayrı ayrı düzenleyin. Bunu yapmak için Mailings > Finish & Merge > Bireysel Belgeleri Düzenle öğesini seçin.
Hangi yöntemi seçerseniz seçin, Word'e tüm kayıtları, geçerli kaydı veya bir dizi kaydı birleştirmesini söyleyebileceğiniz bir iletişim kutusu sunulur. Yazdırmak istediğiniz kayıtları seçin, ardından OK öğesini seçin.
Bir aralığı birleştirmek istiyorsanız, birleştirmeye dahil etmek istediğiniz kayıtların başlangıç numarasını ve son numarasını girin, ardından OK öğesini seçin.
